Vous est-il déjà arrivé de devoir courir après un client pour qu’il vous retourne un devis signé ? Si tel est le cas, alors cet article va vous intéresser.
Que vous soyez une petite entreprise ou un freelance, vous serez tôt ou tard confronté à la signature d’un devis, afin de pouvoir débuter votre prestation. Pour ce faire, votre client doit généralement imprimer le document, le signer, puis vous le renvoyer. Ces différentes étapes lui demandent du temps et de l’énergie, ce qui peut en décourager plus d’un.
Pour éviter de vous voir perdre un contrat pour une simple question de signature, je vous propose d’en apprendre davantage sur la signature électronique, ainsi que sur l’un de mes outils coups de cœur, à savoir Docage.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Après avoir négocié avec votre client les conditions de votre prestation, il convient d’officialiser vos échanges en lui soumettant un devis qu’il devra vous renvoyer signé. Si, dans la majorité des cas, cette démarche se fait dans des délais brefs, d’autres situations peuvent être plus délicates. Deux possibilités s’offrent alors à vous :
Vous faites confiance à votre client et débutez votre prestation, en espérant que votre devis vous reviendra bien signé tôt ou tard. Cependant, en cas de litige, vous n’avez aucune preuve d’engagement ;
Vous relancez votre client jusqu’à ce qu’il finisse par céder et vous renvoyer le fameux document tant attendu.
Dans les deux cas, votre entreprise risque d’en pâtir, que ce soit en termes d’argent ou de temps.
Avec la dématérialisation massive des démarches administratives, la signature électronique a su se faire une place de plus en plus importante. Elle permet, effectivement, d’améliorer significativement les échanges avec vos clients. Le document à signer est accessible en seulement quelques clics et ne nécessite pas d’autres ressources, comme une imprimante, du papier ou de l’encre.
En choisissant la signature électronique, vous montrez à votre client que vous cherchez à lui faciliter la vie, au même titre que vous allez l’aider grâce à votre prestation ou à votre produit. Vos relations se voient également simplifiées, libérées des tensions liées à la gestion des documents physiques.
Quelle est la valeur légale de la signature électronique ?
Selon la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, la signature électronique a la même valeur légale et juridique que la signature manuscrite. Ainsi, en cas de litige, la signature électronique sera acceptée comme preuve par la Cour de justice. Toutefois, selon la qualification de la signature, il se peut que vous soyez contraint d’apporter des justificatifs complémentaires pour prouver le procédé utilisé.
Si la signature électronique est dite « simple », l’organisme et le signataire doivent justifier sa fiabilité. En revanche, si la signature est qualifiée d’« avancée » et a été effectuée par un prestataire de services de certification électronique, c’est au contestataire de la signature de prouver que le procédé utilisé n’est pas fiable.
En France, les signatures électroniques avancées sont réalisées par des prestataires de services de certification électronique, qui relèvent eux-mêmes d’une accréditation par une autorité publique. Les documents signés par cet intermédiaire ont donc la même valeur que ceux portant une signature manuscrite.
Mon coup de ❤ : Docage
Après avoir passé beaucoup de temps à comparer les différentes solutions en ligne, celle qui a su retenir mon attention se nomme Docage.
Il s’agit d’une société française, qui propose une offre simple et attractive. Cerise sur le gâteau, l’ensemble est personnalisable, sans frais supplémentaires.
Son fonctionnement
Pour pouvoir effectuer une transaction, vous devez impérativement créer un compte. Vous y indiquerez alors les informations qui vous sont relatives.
Une fois cette première étape franchie, vous pouvez créer votre document et définir le destinataire, en renseignant son nom complet, son adresse email et son numéro de téléphone.
Une notification est alors envoyée par email au destinataire du document, l’invitant à le consulter en cliquant sur le lien mis à sa disposition. A noter que les emails envoyés sont entièrement personnalisables, qu’il s’agisse du contenu ou de l’émetteur, afin d’être fidèles à votre propre image de marque.
En cas de signature du document, un SMS de confirmation est envoyé au destinataire. Il doit alors être validé pour sécuriser la signature. De votre côté, la signature est certifiée par l’adresse email et le numéro de téléphone du signataire.
Une nouvelle notification est envoyée lorsque le document est officiellement signé.
Toutes ces démarches peuvent être automatisées grâce à l’API mise à disposition, dans le but de vous faire gagner du temps et de rendre votre système transparent. Vous pouvez également, grâce à cette technique, suivre votre transaction en temps réel.
Ses tarifs
Docage fonctionne grâce à un système de crédits. Pour pouvoir utiliser ce service, votre compte doit être crédité au minimum de 100€.
L’émetteur du document à signer paie un abonnement de 4,90€ HT par mois, auquel s’ajoutent 0,75€ par transaction à un signataire et 0,50€ par signataire supplémentaire.
Si une transaction est refusée, non signée ou signée partiellement, aucun crédit n’est consommé.
Concrètement, si vous n’avez aucun document signé dans le mois, vous payez 4,90€ HT. Si vous envoyez 10 documents à un seul signataire, mais seulement 8 reviennent signés, vous déboursez 10,90€ HT (4,90€ + (8×0,75€)).
Mon avis sur Docage
Ce que j’apprécie avec cette offre, c’est qu’elle est très accessible pour les entreprises ayant peu de documents à envoyer chaque mois. De plus, elle est simple d’utilisation et peut rapidement être intégrée de manière transparente à un système de devis.